Vybrat správný CRM systém pro realitní kancelář je strategické rozhodnutí, které přímo ovlivňuje efektivitu makléřů a úspěšnost uzavírání obchodů. Realitní trh je specifický vysokým objemem komunikace, nutností rychlých reakcí a dlouhodobou prací s klienty – ať už jde o prodávající, nebo kupující. Software, který pouze eviduje kontakty, dnes již nestačí. Moderní realitní kancelář potřebuje nástroj, který aktivně řídí obchodní procesy a automatizuje rutinní agendu.
Klíčová kritéria při výběru realitního CRM
Při hodnocení dostupných řešení je nutné se zaměřit na funkce, které řeší každodenní problémy realitní praxe. Nejde jen o to mít databázi, ale o to, jak tato databáze pracuje pro vás.
1. Centralizace a historie komunikace
Základem je mít veškeré informace na jednom místě. Realitní makléř musí okamžitě vidět, kdy s klientem naposledy mluvil, jaké nemovitosti mu nabízel a v jaké fázi je aktuální obchodní případ.
Systém Bohemia CRM, zejména ve verzi Professional, klade důraz na komplexní pohled na klienta. Umožňuje evidovat nejen základní kontaktní údaje, ale celou historii interakcí – od prvního e-mailu přes telefonáty až po schůzky a předané dokumenty. Díky tomu je jakýkoli člen týmu (pokud má příslušná oprávnění) schopen navázat tam, kde kolega skončil, což je klíčové pro zastupitelnost v kanceláři.
2. Řízení obchodních případů (Pipeline management)
Prodej nemovitosti je proces s jasně danými fázemi: nábor, prohlídky, rezervace, příprava smluv, předání. Kvalitní CRM musí umět tyto fáze vizualizovat a řídit.
V prostředí Bohemia CRM jsou tyto procesy řešeny modulem Obchodních případů. Každý prodej či pronájem je samostatným případem, který má své stavy a odpovědné osoby. To dává vedení kanceláře okamžitý přehled o rozpracovanosti všech zakázek a očekávaných provizích.
3. Automatizace pracovních toků (Workflows)
Největší časovou úsporou pro realitní kancelář je automatizace opakujících se činností. Manuální vytváření úkolů po každé prohlídce nebo ruční hlídání termínů vypršení rezervačních smluv je neefektivní a náchylné k chybám.
Bohemia CRM disponuje silným nástrojem pro pracovní toky (workflows). Tyto automatizace fungují na principu "pokud nastane určitá událost, proveď definovanou akci". V praxi realitní kanceláře to může znamenat:
-
Automatické generování úkolů: Jakmile se obchodní případ posune do fáze "Rezervace", systém automaticky vytvoří úkol pro asistentku "Připravit podklady pro advokáta".
-
Hlídání termínů: Pokud se blíží konec exkluzivity smlouvy, systém v předstihu upozorní makléře, aby kontaktoval majitele.
-
Standardizace procesů: Noví makléři jsou systémem vedeni krok za krokem, protože CRM jim automaticky generuje následné aktivity podle nastaveného firemního know-how.
4. Flexibilita a přizpůsobení
Každá realitní kancelář má svá specifika. Některá se specializuje na komerční nemovitosti, jiná na rezidenční bydlení. Krabicová řešení, která nelze upravit, se brzy stanou brzdou rozvoje.
Bohemia CRM je navržena jako univerzální systém, který lze výrazně konfigurovat. Umožňuje definovat vlastní pole pro specifické parametry nemovitostí nebo klientů, upravovat vzhled seznamů a vytvářet vlastní reporty. Tato variabilita zajišťuje, že se software přizpůsobí růstu kanceláře, nikoliv naopak.
5. Integrace a mobilita
Realitní makléř tráví většinu času v terénu. Nutností je tedy přístup k datům odkudkoliv. Bohemia CRM jako webová aplikace zajišťuje dostupnost informací z jakéhokoliv zařízení s připojením k internetu. Integrace s e-mailem a kalendářem dále zajišťuje, že všechny schůzky a důležité zprávy jsou automaticky propisovány do systému a spárovány s konkrétními klienty a případy.
Proč zvolit Bohemia CRM pro vaši realitní kancelář?
Bohemia CRM nabízí kombinaci robustnosti a flexibility, která je pro český realitní trh ideální. Verze Professional poskytuje pokročilé nástroje pro řízení týmu makléřů, detailní nastavování uživatelských práv (což je kritické pro ochranu databáze klientů) a již zmíněné výkonné pracovní toky.
Investice do správného CRM není jen nákupem softwaru, je to investice do pořádku ve firmě, vyšší efektivity makléřů a profesionálnějšího servisu pro klienty. Využitím automatizace a centralizované evidence získává realitní kancelář konkurenční výhodu, která se přímo promítá do hospodářských výsledků.